資料の提出・利用・保管について
資料を送る前に、使い道を確認。
最初からすべての資料を送っていただく必要はありません。調査に必要な情報を整理し、受け渡し方法・AIの利用・保管と削除について確認してから受け取ります。
申し込みフォームに資料をアップロードする機能はありません。請求書などは、ご案内するまで送付をお待ちください。
申し込み時に保存される情報
会社名・屋号、担当者名、メールアドレス、ショップ数、検討中のプラン、確認したいサービス、困っていること、用意できそうな資料を受け取ります。ご相談の確認、連絡、調査範囲と料金のご案内に使います。
料金改定の無料試算
試算の入力条件と計算結果も、申し込みに添付されます。送信前に、フォーム上部の「料金改定の試算結果を添付します」の内容を確認できます。
商品1個の無料試算
計算は端末内で行います。この入力は、申し込みに自動で添付されません。相談したい条件は、フォームの相談欄でお知らせください。
申し込み情報は受付用データベースに保存します。担当者への通知にはMakeとメールサービスを使い、Makeへは受付番号と通知の種類だけを送ります。氏名、メールアドレス、相談本文、試算結果は通知に含めず、担当者がログインした管理画面で確認します。
短時間の大量送信を抑えるため、メールアドレスから作った識別用の値と送信回数を受付用データベースに記録します。この値も情報管理の対象とし、送信制限の判定だけに使います。判定期間は最長1日で、期間が終わった記録は次の受付処理時に削除します。
調査に使う資料と、送らないでほしい情報
必要な範囲でお願いするもの
- 利用サービスのプラン名・料金表・契約条件
- 請求書の金額と内訳、発送数や利用量
- 対象商品の価格・原価・販売数
- 比較するために必要な広告費や返品費用
送らないでください
- 購入者の氏名・住所・電話番号など、診断に不要な個人情報
- カード番号、本人確認書類、銀行のログイン情報
- パスワード、認証コード、APIキー
請求書や注文一覧に含まれる場合は、金額や件数を残し、不要な部分を隠してご用意ください。
AIに送る情報も、事前に確認します。
運営者はOpenAIのChatGPT・Codexを、情報整理・計算の補助・説明文の作成に利用します。AIを使う場合は、何のために、どの情報を送るかを資料受領前にご案内します。
原則として「商品Aの価格324円、原価201円、月57注文」のように、診断に必要な数値を取り出して使います。企業名や購入者情報を含む明細全体は、そのままAIへ渡しません。追加の情報が必要になった場合は、目的と対象をあらためて確認します。
必要な項目を取り出す
金額、件数、対象期間などを整理します。会社名や購入者情報など、調査に不要な情報はAIへの入力から除きます。
案件ごとに作業する
他のお客様の資料を混ぜず、事前に確認いただいた情報だけを使います。どの項目を、何のために送ったかを記録します。
元の資料と照らし合わせる
金額・件数・税込か税抜か・計算式を運営者本人が確認します。不明な項目は推測で埋めず、追加で確認してから結果をご説明します。
契約上の制限や社内ルールがある場合は、資料を送る前に確認します。AIを使わずに対応できるかも、調査内容を確認してご案内します。
AIサービスへ送る情報の保存・利用条件は、使用するサービスの条件を確認して個別にご案内します。未確認の取り扱いを、確定した約束としてご案内することはありません。
資料は、お客様専用のGoogle Driveへ。
資料の受け渡しと保管にはGoogle Driveを使います。調査内容を確認した後、お客様ごとの提出先をご案内します。最初から請求書や売上明細をメールに添付する必要はありません。
お客様との受け渡し用
「資料を提出する」と「納品を受け取る」を分けます。共有する相手のメールアドレスを確認し、その案件に必要なフォルダだけをご案内します。
運営者の作業用
元の資料、確認した数値、計算ファイル、納品物の控えを整理します。運営者本人が扱い、他のお客様の資料とは案件ごとに分けて管理します。
まず、必要な資料をお伝えします
「対象商品の1か月分の売上と発送数」のように、資料の種類・対象期間・必要な項目を具体的にご案内します。不要な購入者情報は隠してご用意ください。
使い道と保管期間を確認します
AIに送る情報、保管する期間とその起算日、削除の方法を書面でご案内します。原資料、計算用ファイル、納品物の控え、申し込み情報を分け、契約・会計に関する記録は別に扱います。
確認後に、提出先をご案内します
取り扱いにご確認いただいてから、専用フォルダのリンクをお送りします。Google Driveを利用できない場合は、資料を送る前にご相談ください。
納品内容の確認や修正に対応するためです。終了日は、最終納品日と修正完了日の遅い方とします。120日モニタリングは、修正依頼がなければ最終回の修正受付期限、修正があれば修正完了日から数えます。
保管期限を迎えた資料は、対象を確認して削除手続きを進めます。早めの削除をご希望の場合はご相談ください。不要になった資料は期限前でも削除対象を確認し、延長が必要な場合は理由と新しい期限をご案内します。契約・会計に必要な記録は、上記の資料と分けて管理します。
相談だけで終了した場合と、メールの保管期間
相談だけで終了した申し込み情報とメールは、最終連絡後180日を基本に削除します。受注した案件の作業用メールは、案件終了後90日を基本に削除します。契約の合意・入金・会計の証拠となるメールは別管理です。
削除の際は、Drive内の資料に加えて、端末の作業用コピーやメール添付も確認します。ごみ箱・履歴・バックアップ・AIサービス側に残る情報の扱いは、利用するサービスの条件を確認して受領前にご案内します。
現在のサイトには、申し込み情報を一定期間後に自動で削除する機能はありません。自動削除済みであることを前提としたご案内はしません。
サイトを知ったきっかけの集計
案内を改善するため、note・X・オート窓口など、どの経路から訪問・相談につながったかを集計します。ブラウザーのタブ内に、30分間有効な無作為の識別番号と経路を一時保存します。Cookieはこの集計に使いません。
集計用のデータベースに保存する訪問情報は、その番号・経路の分類・訪問時刻です。IPアドレス、紹介元のURL全文、氏名、メールアドレス、相談本文は訪問記録に含めません。相談を送信した場合は、確認できた経路の分類を申し込み情報に付けて保存します。経路を記録できなくても相談できます。
訪問記録は90日を過ぎると、次の記録時または運営者による集計画面の読み込み時に削除します。申し込みに付けた経路は、申し込み情報と同じ保管・削除条件で扱います。ブラウザーの設定などにより、記録されない場合もあります。
訂正・削除・資料提出についてのご相談
受付番号、対象の情報、希望する内容を添えて、共通窓口へご連絡ください。確認のうえ、対応する範囲と方法をご案内します。
contact@automado.jp件名に「Forward Margin」とお書きください。確認のための最初のメールに、原資料や購入者情報を添付する必要はありません。
ご依頼の前に
お店の状況に合うか、確認してから。
相談したい内容と、分かる範囲のお店の情報をお知らせください。対応範囲・料金・納期をご案内し、内容をご確認いただいてから開始します。
調べたいことを相談する相談の送信だけで契約や支払いは発生しません。資料や質問票は、まだそろっていなくても構いません。